Электронные трудовые книжки и новая отчетность ПФР в 2020 году
Федеральным законом от 16.12.2019 N 439-ФЗ (вступил в силу с 01.01.2020г.) внесены изменения в Трудовой кодекс РФ. Введена новая статья 66.1 - Сведения о трудовой деятельности:
Работодатель формирует в электронном виде основную информацию о трудовой деятельности и трудовом стаже каждого работника (далее - сведения о трудовой деятельности) и представляет ее в порядке, установленном законодательством РФ об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования, для хранения в информационных ресурсах ПФ РФ.
В сведения о трудовой деятельности включаются:
- информация о работнике,
- месте его работы,
- его трудовой функции,
- переводах работника на другую постоянную работу,
- об увольнении работника с указанием основания и причины прекращения трудового договора,
- другая предусмотренная ТК РФ, иным федеральным законом информация.
Таким образом, электронная трудовая книжка (ЭТК) не предполагает физического носителя и будет реализована только в цифровом формате. Просмотреть сведения электронной трудовой книжки можно будет в Личном кабинете на сайте ПФР или на портале Госуслуг.
При необходимости бумажную выписку сможет предоставить нынешний или бывший работодатель (нужно будет обратиться по последнему месту работы), Управление ПФР или любой МФЦ (по форме СЗИ-ТД).
Переход на ЭТК:
- Работающие граждане – переходят на ЭТК в добровольном порядке, только с согласия человека. Уведомить работников о праве выбора работодатели должны до 30.06.2020. Заявление о выборе работник должен подать в срок не позднее 31.12.2020. В случае выбора ЭТК, трудовая книжка на бумажном носителе передается на руки работнику с внесении записи о подаче соответствующего заявления. Остальным (выбравшим ведение на бумажном носителе или "по умолчанию") – ведется одновременно и ЭТК и на бумажном носителе.
- Неработающие граждане, но имеющие стаж работы - подают заявление в выборе при трудоустройстве
- Впервые устроившиеся на работу с 2021 года – выбора не имеют, трудовая книжка ведется в обязательном порядке только в электронной форме (ЭТК).
Сведения, вносимые в ЭТК:
- Информация о работнике;
- Даты приема, увольнения, перевода на другую работу;
- Место работы;
- Вид мероприятия (прием, перевод, увольнение);
- Должность, профессия, специальность, квалификация, структурное подразделение;
- Вид поручаемой работы;
- Основание кадрового мероприятия (дата, номер и вид документа);
- Причины прекращения трудового договора
С 1 января 2020 года вводится обязанность для работодателей ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего месяцу, в котором осуществлено кадровое мероприятие (прием, перевод, увольнение, подано заявление о выборе ЭТК) передавать сведения в ПФР (по форме СЗВ-ТД).
При представлении указанных сведений впервые в отношении зарегистрированного лица страхователь одновременно представляет сведения о его трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 года у данного страхователя. Т.е. необходимо включить данные о приеме сотрудника, перемещениях у текущего работодателя.
Если в 2020 году не было поводов подать сведения о деятельности работника (не было увольнений, перемещений, не подавалось заявление о выборе способа ведения трудовой книжки), сведения о таком работнике представляются в срок не позднее 15.02.2021 года
С 1 января 2021 года в случаях приема на работу или увольнения сведения о трудовой деятельности должны будут представляться организацией-работодателем в ПФР в более короткие сроки - не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа о приеме на работу или увольнении, т.е. практически ведение кадровой документации будет осуществляться в онлайн-режиме.
Мероприятия, которые необходимо провести в 2020 году
В целях реализации норм ТК РФ (в редакции Федерального закона 439-ФЗ) (ст.2) работодатели в течение 2020 года осуществляют следующие мероприятия:
- 1) принятие или изменение локальных нормативных актов (при необходимости) с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при его наличии);
- 2) подготовка и обсуждение с уполномоченными в установленном порядке представителями работников изменений (при необходимости) в соглашения и коллективные договоры в порядке, установленном ТК РФ;
- 3) обеспечение технической готовности к представлению сведений о трудовой деятельности в порядке, установленном законодательством РФ об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования, для хранения в информационных ресурсах ПФР;
- 4) уведомление по 30 июня 2020 года включительно каждого работника в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника путем подачи работодателю соответствующего письменного заявления в порядке, предусмотренном частью 2 настоящей статьи, сделать выбор между продолжением ведения работодателем трудовой книжки в соответствии со статьей 66 ТК РФ (в редакции настоящего Федерального закона) или предоставлением ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ.