Все статьиКАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

Документирование кадрового делопроизводства

Кадровое делопроизводство осуществляется в виде организационных, распорядительных и информационно-справочных документов. Организационные документы регламентируют структуру, задачи и функции организации, права, обязанности и ответственность руководителей и специалистов.

К основным организационным документам, в частности, относятся:

К распорядительным документам относятся приказы, распоряжения и поручения по основной деятельности организации, в которых отражаются вопросы работы с кадрами, а также документы по личному составу, отражающие конкретные управленческие ситуации процессов движения кадров, их учета, оценки и т.д.

При подготовке документов по личному составу следует руководствоваться Альбомом учетных форм первичной документации.

Приказы по личному составу, издаваемые по унифицированным формам (Т-1, Т-5, Т-6, Т-8 и т.п.) следует оформлять с использованием шрифта Times New Roman, размер N 14. В тексте документа фамилия, имя и отчество необходимо писать на одной строке (первые буквы прописные, остальные строчные) с одним пробелом между словами. Допускается оформление приказов по личному составу (о наложении дисциплинарных взысканий, о смене фамилии, о замещении и т.п.) в произвольной форме, так как унифицированные формы приказов не охватывают все кадровые операции.

К информационно-справочным документам относятся: акты, справки, докладные и объяснительные записки, телеграммы, телефонограммы, протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий, заявления, графики ежегодных отпусков, другие документы, содержащие информационно-справочные данные по вопросам работы с кадрами.

Документирование движения кадров

Документирование трудовых правоотношений осуществляется при приеме, переводе, перемещении, увольнении работников, предоставлении отпусков, командировании, нахождении на лечении и т.д.

Оформление приема нового работника осуществляется на основе:

При оформлении трудового договора при приеме на работу работников в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, должно быть представлено заключение о медицинском освидетельствовании, которое определяет пригодность работника по состоянию здоровья к выполнению функций, предусмотренных его трудовым договором. В процессе трудовой деятельности некоторые категории работников, указанные в статье 213 Трудового кодекса Российской Федерации, проходят периодические медицинские осмотры. В отдельных случаях могут запрашиваться у лица, поступающего на работу, дополнительные документы, предусмотренные законодательством Российской Федерации и необходимые при заключении трудового договора.

На лиц, поступающих на работу впервые, оформляются трудовая книжка и документы для получения страхового свидетельства государственного пенсионного страхования.

Лицо, поступающее на работу подает вместе с установленными документами личное заявление с просьбой о приеме на работу или согласии работать на предложенной ему должности.

При достижении договоренности с лицом, поступающим на работу, заключается трудовой договор и издается приказ о приеме его на работу.

Последовательность оформления документов при приеме на работу:

Приказы по личному составу являются первичными учетными документами, фиксирующими факт приема, перевода, перемещения или увольнения работника, и основанием для начисления ему заработной платы:

В период оформления на работу работника знакомят с коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка, должностной инструкцией и другими документами организации и соответствующего подразделения, имеющими отношение к его трудовой деятельности.

В зависимости от профессии (должности), квалификации и вида предстоящей трудовой деятельности работник допускается к выполнению должностных обязанностей после проведения соответствующих инструктажей, обучения, стажировки или проверки знаний.

Информация о работнике вносится при необходимости в учетные книги и журналы: о приеме и увольнении работников, о движении трудовых книжек, о регистрации приказов, об учете трудовых договоров, должностных инструкций, служебных удостоверений и т.п.

Предоставление ежегодных отпусков работникам осуществляется в соответствии с графиком ежегодных отпусков (Форма № Т-7) и оформляется приказом по личному составу (Форма № Т-6 и N Т-6а).

Оформление работников в командировки осуществляется по унифицированным формам:

Оформление личных дел

Личное дело - совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Первоначально в личное дело группируются документы, оформленные при приеме на работу и назначении на должность. Личные дела включает в себя анкетно-биографические, характеризующие и дополнительные документы.

Документы в личном деле работника располагают в хронологическом порядке (по дате их издания или составления) в следующей последовательности:

Организация работы по ведению трудовых книжек

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Трудовая книжка оформляется и в дальнейшем ведется в точном соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225 и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69.

Трудовая книжка является документом строгой отчетности. В организации ведутся:

В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее, которая ведется бухгалтерией, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей в них с указанием серии и номера каждого бланка. В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой, регистрируются все трудовые книжки работников, принятых на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них (с указанием серии и номера), оформленные на работников, поступивших на работу впервые. Испорченные при заполнении бланки трудовых книжек подлежат уничтожению в установленном порядке. В соответствии с пунктом 43 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, неполученные работниками при их увольнении трудовые книжки хранятся в течение двух лет в кадровой службе, а затем передаются на хранение в архив. Срок хранения невостребованных трудовых книжек - 50 лет.

Порядок передачи документов на хранение

Общий порядок работы по подготовке документов кадрового делопроизводства к архивному хранению, включая формирование и оформление дел, проведение экспертизы ценности документов, составление описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и передачу дел в архив, регламентируется инструкцией. Документы кадрового делопроизводства по истечению срока надобности в установленном порядке передаются на архивное хранение либо выделяются к уничтожению. Отбор документов на хранение или уничтожение осуществляют путем проведения экспертизы ценности документов. Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов кадрового делопроизводства проводит экспертная комиссия. Документы по личному составу постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения подлежат передаче в архив не позднее, чем через три года после завершения их делопроизводством. Документы временного (до 10 лет включительно) хранения не передаются в архив, а хранятся в соответствующих подразделениях (как правило, в службе управления персоналом или бухгалтерии) в специально отведенных местах (отдельных комнатах или запирающихся шкафах) и по истечении сроков их хранения уничтожаются в установленном порядке.

К документам по личному составу постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения относятся:

Подготовка дел по личному составу к передаче в архив осуществляется специалистами архивных служб. Документы по личному составу, подлежащие передаче в архив, формируются в соответствующие дела, каждый лист дела нумеруется в развернутом виде арабскими цифрами в валовом порядке. Номера листов проставляются карандашом в правом верхнем углу листа на свободном от текста месте. Применение авторучек и цветных карандашей не допускается. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: вначале нумеруется конверт, а затем - каждый вложенный в него документ. Допущенные при нумерации листов ошибки устраняются, при этом старый номер зачеркивается и рядом проставляется новый номер. Делать исправления запрещается.

В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций, утвержденными Росархивом 6 февраля 2002 г., обязательными реквизитами описания обложки дела являются:

На обложке дела указывается полное наименование подразделения организации, а в скобках - принятое сокращенное наименование этого подразделения. Каждое оформленное для передачи на архивное хранение дело должно иметь внутреннюю опись включенных в него документов. Если по каким-либо причинам (в результате пожара, затопления, несчастного случая и т.п.) произошла утрата документов, то составляется акт о происшествии в присутствии представителей соответствующих государственных органов (пожарной охраны, водоканала, милиции и т.п.).