Восстановление бухгалтерской документации

В процессе ведения финансово-хозяйственной деятельности может возникнуть ситуация, когда документация будет уничтожена (пожар, наводнение, кража). В любом случае бухгалтерская и налоговая документация подлежит восстановлению, это в интересах самой организации.

В соответствии с положениями ст. 17 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" организация обязана хранить свою бухгалтерскую документацию (первичные бухгалтерские документы, регистры бухгалтерского учета и финансовую отчетность организации) в течение установленных сроков (см. Перечень типовых управленческих документов с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 06.10.2000г.), но не менее 5 лет.

Согласно пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ налогоплательщику следует в течение 4 лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета, а также других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов.

Ответственность за сохранность, оформление и передачу документации в архив несет главный бухгалтер, а за организацию ее хранения - руководитель организации.

Порядок действий при пропаже и гибели первичных документов установлен "Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете" (утв. Минфином СССР 29.07.1983 N 105):

1. В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель организации своим приказом назначает комиссию по расследованию причин пропажи или уничтожения документов.

2. Созданная комиссия обязана выявить и документально подтвердить причину утраты документов. К акту, созданному по результатам работы комиссии, должны быть приложены оправдательные документы, а именно:

   • если документация была уничтожена во время пожара, факт пожара должен быть подтвержден справкой органов противопожарной службы;
   • если случилось наводнение, ураган или иная чрезвычайная ситуация, связанная со стихийным бедствием, то эти факты подтверждаются официальным документом от службы МЧС России;
   • чрезвычайные ситуации, связанные с жилищно-коммунальным хозяйством, подтверждаются соответствующими коммунальными службами,
   • кража подтверждается органами внутренних дел РФ.

3. Оформленный надлежащим образом акт по результатам работы комиссии утверждается руководителем организации.

4. На основании ст. 12 Федерального закона "О бухгалтерском учете" проводится инвентаризация имущества в соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49.
5. По результатам проведенной инвентаризации составляется подробная опись недостающих документов.

Последствия отсутствия первичных учетных документов.

Статья 120 НК РФ отсутствие документации относит к грубым нарушениям правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения. На основании этого положения организация во время проверки рискует попасть под штраф в размере не менее 5 тыс. руб.

В случае утраты документов, относящихся к нескольким налоговым периодам, штрафные санкции возрастают, т.к. налоговые органы могут расценить отсутствие документов с занижением налоговой базы по налогу. В этой ситуации сумма штрафа составит 10% от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 тыс. руб.

За утерю документов организация может быть привлечена к ответственности по ст. ст. 122 и 126 НК РФ.

Кроме того, к административной ответственности будут привлечены должностные лица организации: ст.15.11 КоАП предусматривает в таких случаях штраф в размере от 2 до 3 тыс. руб.

В случае, если сохранились регистры бухгалтерского учета в электронном или бумажном виде, а утрачены только первичные документы, возможно, что организация восстановит полностью утраченные документы, направив запросы на представление дубликатов документов, и штрафных санкций удастся избежать.

В случае, если уничтожена вся документация в бумажном и электронном виде: восстановление документов нужно начинать с направления запроса в обслуживающий банк, с просьбой о предоставлении сведений о движении денежных средств на банковских счетах за соответствующий период.

По полученной из банка информации восстанавливается движение денежных средств и список контрагентов, с которыми фирма работала по безналичному расчету. К контрагентам отправляются официальные запросы с просьбой о предоставлении копий документов и актов сверок за соответствующий период.

Для уточнения юридических адресов контрагентов можно воспользоваться сервисом "Сведения из ЕГРЮЛ" на сайте ФНС РФ, или обратиться в соответствующий единый государственный реестр с просьбой о получении необходимых сведений о партнере.

Отсутствие попыток восстановить утраченные документы, не зависимо от причины утраты, не исключает вины налогоплательщика - бездействие будет квалифицировано как совершение налогового правонарушения по неосторожности со всеми вытекающими последствиями.

На основе восстановленной документации организация заново формирует регистры бухгалтерского учета и финансовую отчетность. Если ее показатели совпадут с показателями финансовой и налоговой отчетности организации, предоставленной налоговым органам (копии представленных деклараций и бухгалтерской отчетности представляются по запросу налогоплательщика), то можно считать, что бухгалтерская документация восстановлена в полном объеме.

В случае обнаружения расхождений необходимо продолжать восстановление документации, если часть расходов не будет документального подтверждения, эти суммы следует исключить из состава расходов, пересчитать суммы налогов и подать уточненные налоговые декларации, предварительно уплатив налоги и пени.

В соответствии с действующим законодательством при отсутствии документов, подтверждающих доходы и расходы налогоплательщика, при проведении мероприятий налогового контроля в соответствии с п.1 ст. 31 НК РФ налоговый орган вправе определять суммы налогов, подлежащие уплате налогоплательщиками в бюджетную систему Российской Федерации, расчетным путем на основании имеющейся у них информации о налогоплательщике, а также данных об иных аналогичных налогоплательщиках.

Полагаем, что мы сумели убедить Вас в необходимости восстановления бухгалтерской документации.